2、７００の自治体が「情報公開条例」を制定しています。

しかし、『公文書管理条例』を制定している自治体は、わずかに２１団体（H29.10.1現在）です。

約１３０分の１です。

なんと島根県は、

都道府県では、全国で最初に、

『公文書管理条例』を施行（2011年4月1日）している自治体なのです。

因みに、現在（2018年5月27日現在）で、『公文書管理条例』を施行している都道府県は、

ほかに鳥取県（2012年4月1日）、熊本県（2012年4月1日）、香川県（2014年4月1日）、東京都（2017年7月1日）だけです。

地味で、出足の遅い島根県ですが、（運用実態は別として）この条例は、自慢できます。

但し、全く文書管理を行っていないという自治体はゼロです。

「なんらかの」文書管理はしているが、条例や規則・規程の定めがないという意味です。

１．職員が職務上作成・取得した文書
※文書と言っても、”紙”に書かれた文書だけではなく、ICレコーダーに徳音された音声やPC内でワードで作成した文書、図画等もここでいう文書です。

２．組織的に用いるもの（組織共用性）

※電子メールは、少なくとも２人以上の間でのやりとりで成立することから、組織共用該当性があることになりますし、

PC内でワード文書を作成（ボーンデジタル：初めからデジタル）し、保存しているが、出力はしていなくても、

内容を確認・協議するために、上司・同僚等に見せていれば、組織共用該当性があることになります。

つまり、『管理方法』で、個人メモか組織共用文書かを判断することになります。

３．行政機関が保有しているもの
※公用PCで作成したデジタルデータを組織共用サーバ上に保存している場合などです。

※自治体の中には、「補助記録」を対象除外としているところもあります。

行政内部での「管理責任」を果たすことにあります。

そのため、

１．文書管理の目的に沿った管理であること。

（１）行政運営の適正化

（２）自治体の各実施機関（知事、市町村長、教育委員会・公安委員会等）の活動の説明責任の徹底化

（３）公文書は「共有財産」であって、行政機関のものではない。

２．効果的な文書のライフサイクルの設定をすること。

この点が、住民の「知る権利」に応えるために説明責任を全うする手段としての公文書公開条例と異なります。

つまり、上記（１）（２）（３）を具体化するのが「文書のライフサイクル」ということです。

②の文書の整理の過程では、ファイル方式・フォルダ方式・簿冊方式等により、「分類」され、文書管理条例等で定められた「保存期間」で、各方式に従って登録されます。

国の行政文書はファイル方式で管理されていることから、各自治体の多くは、ファイル方式を導入しています。

又、保存期間が「1年未満」の場合、ファイル登録簿に登録されないことから、公開請求されると「不都合な情報」の多くは、

「1年未満」とされることが多いようです。

島根県の場合、次のものが保存期間「1年未満」とされています。

（１）随時発生し、短期に廃棄するもの

（２）1年以上の保存を要しないと認められるもの

※問題は、だれがどのような基準で

「（２）1年以上の保存を要しないと認められるもの」と判断するのかという点が不明確のことです。

④廃棄の判断は、通常、原課単位（つまり、課長クラスの判断）で、行われていることが多く、問題となっています。

但し、「1年未満」の公文書であっても公文書管理条例、公文書公開条例の適用を受けるので、有効に活用すべきです。